IT-Betreuung

Revisionssichere E-Mail-Archivierung – vollständig, unveränderbar, auffindbar.

Geschäftliche E-Mails unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, bei Verstößen kann die Geschäftsführung persönlich haften. Wir archivieren Ihre E-Mail-Kommunikation automatisch, unveränderbar und GoBD-konform, in Sekunden durchsuchbar.

GoBD-konforme Archivierung
Vollständig und unveränderbar
Suchergebnisse in Sekunden
Selbstständige Volltextsuche für Ihr Team

Kommt Ihnen das bekannt vor?

„E-Mails gesetzlich archivieren? Wusste gar nicht, dass wir das müssen.“

„Die Suche im Mailprogramm dreht sich minutenlang und findet die Mail am Ende doch nicht.“

„Postfächer ehemaliger Mitarbeitender? Gelöscht, und mit ihnen die Korrespondenz.“

Ihre Vorteile

Was Ihr Unternehmen davon hat.

Aufbewahrungspflichten zuverlässig erfüllen

Geschäftsrelevante E-Mails werden automatisch und manipulationsgeschützt aufbewahrt, über die gesamte gesetzliche Frist.

Entlastete Postfächer und Server

Alte Nachrichten wandern ins Archiv statt ins Postfach. Das hält Exchange und Microsoft 365 schlank und schnell.

Jede E-Mail in Sekunden wiederfinden

Schluss mit der quälend langsamen Suche im Mailprogramm: Die Volltextsuche findet jede E-Mail samt Anhang in Sekunden, ob per Add-on im Postfach, im Browser oder mit eigenem Client.

Leistungsumfang

Das ist enthalten.

Wir setzen auf die bewährte Archivlösung unseres Partners MailStore und übernehmen Einrichtung, Betrieb und Betreuung.

Automatische ArchivierungEin- und ausgehende E-Mails werden regelbasiert und vollständig archiviert.
Unveränderbare AblageArchivierte Nachrichten sind vor Manipulation und Löschung geschützt.
Aufbewahrungs- und LöschfristenFristen werden zentral hinterlegt und automatisch durchgesetzt.
Self-Service-VolltextsucheSchneller Zugriff für Mitarbeitende, mit sauberem Berechtigungskonzept.
Passt zu jedem MailsystemNahtlose Anbindung an Ihre bestehende E-Mail-Umgebung: Microsoft 365, Exchange Server im eigenen Haus oder jedes andere gängige Mailsystem.

So starten wir

In drei Schritten zum laufenden Betrieb.

Analyse & Konzept

Wir erfassen Ihr Mailsystem, definieren gemeinsam Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte und legen fest, was wie lange archiviert wird.

Einrichtung & Erstarchivierung

Wir binden die Archivierung an Microsoft 365 oder Ihren Exchange an und übernehmen vorhandene Postfachbestände geordnet ins Archiv.

Laufender Betrieb

Ab jetzt wird jede neue E-Mail automatisch archiviert. Wir behalten das System im Blick und unterstützen Ihre Mitarbeitenden bei der Suche.

Häufige Fragen

Was Kunden uns dazu oft fragen.

Sind wir zur E-Mail-Archivierung verpflichtet?

Sehr wahrscheinlich ja: Geschäftliche E-Mails mit steuer- oder handelsrechtlicher Relevanz unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren (u. a. HGB, AO, GoBD). Vielen Unternehmen ist das nicht bewusst, dabei kann die Geschäftsführung bei Verstößen persönlich haftbar gemacht werden. Ein normales Postfach erfüllt die Anforderungen nicht zuverlässig, eine revisionssichere Archivierung schon. Den Datenschutz, etwa beim Umgang mit privaten E-Mails, denken wir bei der Einrichtung gleich mit.

Ersetzt das Archiv unser Backup – oder umgekehrt?

Weder noch, beides hat eine eigene Aufgabe: Das Backup stellt Systeme nach einem Ausfall wieder her, das Archiv bewahrt jede E-Mail vollständig und unveränderbar auf. Zusammen ergeben sie ein sauberes Gesamtkonzept.

Können Mitarbeitende selbst im Archiv suchen?

Ja, und zwar so, wie es jedem am liebsten ist: per Add-on direkt im gewohnten Mailprogramm wie Outlook, im Browser oder mit eigenem Client am PC. Die Volltextsuche durchsucht den eigenen Bestand inklusive Anhänge in Sekunden, deutlich schneller als die eingebaute Suche des Mailprogramms, und mit ausführlichen, leicht verständlichen Filtern. Wer was sehen darf, regelt ein sauberes Berechtigungskonzept.

Was passiert mit unseren alten E-Mail-Beständen?

Vorhandene Postfächer und PST-Dateien übernehmen wir geordnet in das Archiv. Danach ist der komplette Bestand durchsuchbar und die Postfächer werden spürbar schlanker.

Was kostet die E-Mail-Archivierung?

Ein monatlicher Festpreis ab 2,49 € pro Postfach zzgl. USt. Sie nennen uns Postfachzahl und Aufbewahrungsbedarf, wir nennen Ihnen den Preis. Sprechen Sie uns an.

Einzeln oder als Teil der IT-Betreuung

Erfüllt Ihre E-Mail-Ablage heute die Aufbewahrungspflichten?

Wir prüfen Ihre Ausgangslage und richten die Archivierung sauber ein, einzeln oder als Teil der DW360 IT-Betreuung.

Kostenloses Erstgespräch vereinbaren → Oder direkt anrufen: +49 331 98394-10